Presný postup krok za krokom pri prechode na eFaktúru pre účtovnú firmu aj klientov

Podrobné vysvetlenie

Krok 1 — Účtovná firma si overí u svojho dodávateľa účtovného softvéru, či bude poskytovať funkciu digitálneho poštára, a ak áno, zvolí si ho cez portál Finančnej správy SR pre seba aj pre klientov, ktorých má tam autorizovaných. Krok 2 — Účtovná firma informuje klientov (napríklad hromadným e-mailom) o tom, čo sa mení: od 1.1.2027 už nepostačuje PDF ani papier pre platiteľov DPH, faktúra musí byť v štruktúrovanom XML formáte a zaslaná cez certifikovanú doručovaciu službu. Krok 3 — Klient, ktorý si doteraz vystavoval faktúry v Exceli, sa rozhodne buď pre toho istého poštára ako jeho účtovná firma (najjednoduchšie — účtovná firma potom vidí všetko na jednom mieste), alebo pre iného poskytovateľa (napríklad jednoduchú edukačnú aplikáciu pre najmenších, alebo produkčné riešenie, ak je platiteľom DPH s vyšším objemom faktúr). Krok 4 — Pre vystavené faktúry: klient dáta zo svojich doterajších tabuliek buď prevedie na validné XML priamo v aplikácii zvoleného poštára, alebo mu ich vygeneruje účtovná firma z jeho podkladov (hromadne z CSV/XLSX, ak treba), a doklad sa odošle cez doručovaciu službu. Krok 5 — Pre dodávateľské (prijaté) faktúry: dodávateľ-platiteľ DPH zašle eFaktúru do schránky klienta u jeho poštára; klient odtiaľ doklad buď stiahne (XML aj čitateľný náhľad) a pošle účtovnej firme, alebo jej dá priamy prístup do svojej aplikácie poštára. Krok 6 — Účtovná firma prijaté aj vystavené XML doklady naimportuje do svojho účtovného systému, kde ich spracuje — s kontrolou súm a náležitostí, keďže doklad po odoslaní už nie je možné opraviť, len nahradiť dobropisom a novou faktúrou.

Ako to vyplýva zo zákona

Povinnosť vystavovať a zasielať eFaktúry cez certifikovanú doručovaciu službu od 1.1.2027 vyplýva z § 85o zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení zákona č. 385/2025 Z. z. pre platiteľov dane podľa § 4, § 4b a § 4c. Povinnosť byť schopný eFaktúry prijímať vyplýva z § 71 toho istého zákona a týka sa širšie zdaniteľných a právnických osôb.

Praktické príklady

• Účtovná firma zvolí poštára cez portál FS SR pre seba aj pre desiatky autorizovaných klientov naraz.
• Klient z Excelu prejde na jednoduchú aplikáciu toho istého poštára, akého používa jeho účtovná firma, a odtiaľ posiela aj prijíma faktúry.
• Prijaté eFaktúry od platiteľov DPH smerujú do klientovej schránky u poštára, odkiaľ sa dostávajú k účtovníčke na spracovanie.

Najčastejšie chyby

• „Celý proces je jeden krok — stačí si vybrať poštára a všetko ostatné sa vyrieši samo.“ Ide o viacero samostatných krokov (výber, informovanie klienta, tok dát pre vystavené aj prijaté doklady, import), ktoré treba nastaviť postupne.
• „Klient musí použiť presne toho istého poštára ako jeho účtovná firma.“ Klient si môže zvoliť aj iného poskytovateľa, len potom treba nastaviť odovzdávanie dokladov medzi ním a účtovnou firmou.
• „Postup je rovnaký pre vystavené aj prijaté faktúry.“ Vystavené a prijaté faktúry majú odlišný tok dát — jeden smeruje od klienta von, druhý smeruje k nemu od dodávateľov.

Záver

Prechod na eFaktúru pozostáva z výberu poštára účtovnou firmou, informovania a rozhodnutia klienta, nastavenia toku dát pre vystavené aj prijaté doklady a ich importu do účtovného systému s kontrolou pred zaúčtovaním.

Právny základ

• Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, § 71 a § 85o (v znení zákona č. 385/2025 Z. z.)

Súvisiace otázky

• Ako presne prebehne preposielanie prijatej eFaktúry?
• Ako vybrať poštára pre viacerých klientov?
• Ako presne bude fungovať eFaktúra pre externú účtovníčku?

Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení zákona č. 385/2025 Z. z. Overené 7. 7. 2026.