Schválenie a audit

Ako riešiť schválenie faktúry klientom, keď ju vystavuje účtovná firma?

Krátka odpoveď

Toto je interná organizačná otázka, ktorú zákon o eFaktúre priamo nerieši — týka sa vzťahu medzi vami ako vystaviteľom podľa podkladov klienta a samotným klientom, nie technického procesu doručovania cez digitálneho poštára. V praxi existujú dva bežné modely: buď klientovi umožníte obmedzený prístup do vášho softvéru, kde si pripravenú faktúru pred odoslaním sám schváli, alebo mu pripravený náhľad faktúry zašlete na schválenie mimo systému (napríklad e-mailom) a jeho súhlas si zaznamenáte samostatne.

Model 1

Prístup do softvéru

Klient si faktúru schváli priamo vo vašom systéme.

Model 2

Schválenie mimo systému

Napríklad e-mailom, so samostatným záznamom súhlasu.

Nie je to zákonná povinnosť

Interný proces

Zákon o DPH schvaľovací proces medzi klientom a firmou neupravuje.

Odporúčanie

Uchovávať dôkaz súhlasu

Nezávisle od toho, ktorý model zvolíte.

Podrobné vysvetlenie

Pri prvom modeli (prístup do softvéru) má klient priamy prehľad a schválenie prebieha v tom istom prostredí, kde faktúru pripravujete — výhodou je jednotný záznam v systéme, nevýhodou môže byť zložitejšie nastavenie prístupových práv len na určité faktúry. Pri druhom modeli (zasielanie na schválenie mimo systému) je jednoduchšie technické nastavenie, no záznam o schválení (napríklad e-mailové potvrdenie „súhlasím, môžete odoslať“) musíte viesť oddelene od samotnej eFaktúry, napríklad priložený k internej dokumentácii danej faktúry vo vašom archíve. V oboch prípadoch platí, že vy ako vystaviteľ zodpovedáte za to, že faktúra vznikla na základe reálnych a schválených podkladov klienta — práve preto je vhodné mať k dispozícii doklad o tomto schválení, nezávisle od toho, či ho vyžaduje priamo zákon o DPH.

Ako to vyplýva zo zákona

Samotné technické a formálne náležitosti eFaktúry upravuje § 74 a § 85o zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení zákona č. 385/2025 Z. z., tie sa však týkajú výsledného dokladu, nie interného procesu jeho schvaľovania medzi klientom a účtovnou firmou. Všeobecná požiadavka na preukázateľnosť účtovného prípadu vyplýva z § 6 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorá odôvodňuje potrebu uchovávať záznam o schválení podkladov.

Praktické príklady

  • Účtovná firma pripraví faktúru vo svojom softvéri a pošle klientovi náhľad e-mailom so žiadosťou o potvrdenie pred odoslaním.
  • Iná firma umožní klientovi obmedzený prístup do svojho systému, kde si faktúru pred odoslaním sám schváli.
  • Firma si e-mailové potvrdenie súhlasu ukladá spolu s ostatnou dokumentáciou k danej faktúre.

Najčastejšie chyby

  • „Zákon o eFaktúre predpisuje presný spôsob schvaľovania faktúry klientom.“ Ide o interný proces, ktorý si firma nastavuje sama podľa vlastných potrieb.
  • „Záznam o schválení klientom nie je potrebné nikde uchovávať.“ Vzhľadom na všeobecnú požiadavku preukázateľnosti je vhodné mať doklad o súhlase klienta k dispozícii.
  • „Jediným správnym riešením je vždy dať klientovi priamy prístup do softvéru.“ Zasielanie na schválenie mimo systému je rovnako platný model, len s iným spôsobom vedenia záznamu.

Záver

Schválenie faktúry klientom pred jej odoslaním je interný proces bez jednotného zákonného predpisu — riešte ho buď obmedzeným prístupom do softvéru, alebo zasielaním na schválenie mimo systému, s uchovaným záznamom súhlasu v oboch prípadoch.

Právny základ

  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, § 74 a § 85o (v znení zákona č. 385/2025 Z. z.)
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 6

Súvisiace otázky

Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení zákona č. 385/2025 Z. z., zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, EN 16931 a Peppol BIS Billing 3.0, Peppol Authority Specific Requirements pre Slovenskú republiku. Overené 7. 7. 2026.