Ako poslať prijatú eFaktúru účtovníkovi?
Krátka odpoveď
Účtovník má dostať použiteľný balík: originálne XML, čitateľný náhľad, validačný report, prílohy, schvaľovací stav a základné párovanie na dodávateľa alebo objednávku. Samotné PDF poslané e-mailom vracia proces späť do ručného režimu.
Originál dokladu
Účtovník potrebuje dáta, nie iba vizuálny výstup.
Výsledok validácie
Report vysvetlí, či doklad prešiel kontrolou.
Vecná správnosť
Účtovník má vedieť, kto doklad schválil.
Pravidelný balík
Mesačný alebo priebežný export znižuje chaos v prílohách.
Podrobné vysvetlenie
Ak účtovník pracuje v inom systéme ako firma, treba nastaviť pravidelný export. Ten má byť konzistentný, pomenovaný a spätne dohľadateľný. Pri účtovnej kancelárii je dôležité dohodnúť, kto rieši validáciu, kto schvaľuje vecnú správnosť a kto archivuje originál.
Ako to vyplýva zo zákona
Zodpovednosť za správnosť a uchovanie dokladu sa nedá vyriešiť obyčajným preposlaním obrázka faktúry. Pri elektronickom doklade treba zachovať jeho elektronickú podobu a väzbu na spracovanie.
Praktické príklady
- Klient raz týždenne exportuje ZIP balík s XML, náhľadmi a stavmi.
- Účtovníčka importuje XML, ale doklad bez schválenia nechá v stave čaká.
- Pri reklamovanej faktúre dostane účtovník aj dôvod zastavenia.
Najčastejšie chyby
- „Pošlem účtovníčke PDF ako doteraz.“ To nevyužije štruktúrované dáta a môže stratiť originál.
- „Účtovník má riešiť aj schvaľovanie.“ Vecnú správnosť spravidla potvrdzuje firma.
- „Každú faktúru pošlem samostatným e-mailom.“ Pri väčšom objeme je lepší kontrolovaný export.
Záver
Účtovníkovi má ísť kompletný elektronický balík, nie len obrázok faktúry.
Právny základ
- Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, uchovávanie a čitateľnosť faktúr
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, účtovné záznamy
- EN 16931 dátový model
Súvisiace otázky
Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, Finančná správa SR eFaktúra FAQ, OpenPeppol BIS Billing 3.0 a interný validačný model eFaktúra centra. Overené 7. 7. 2026.