Archív

Ako archivovať prijatú eFaktúru?

Krátka odpoveď

Archivujte originálne prijaté XML, nie iba PDF náhľad. K nemu uložte hash, validačný report, stav doručenia, prílohy, čitateľný náhľad, rozhodnutia vo workflow a väzbu na účtovný zápis. Cieľom je vedieť spätne ukázať, čo presne prišlo a ako sa s tým naložilo.

Originál

Prijaté XML

Toto je jadro dokladu a nesmie sa spätne prepisovať.

Integrita

Hash a časová stopa

Hash pomáha dokázať, že XML sa nezmenilo.

Proces

Stavy a rozhodnutia

Schválenie, reklamácia, odmietnutie a platba patria do histórie.

Export

Balík pre účtovníka

Archív má byť použiteľný aj pri kontrole alebo migrácii.

Podrobné vysvetlenie

Archív nie je len priečinok so súbormi. Pri eFaktúre má dokazovať integritu dokladu a históriu spracovania. Preto má obsahovať originál, kontrolné výstupy a procesné udalosti. Ak sa doklad exportuje účtovníkovi, archívny balík má byť zrozumiteľný aj mimo pôvodného portálu.

Ako to vyplýva zo zákona

Elektronické faktúry treba uchovať spôsobom, ktorý umožní preukázať pôvod, integritu a čitateľnosť. Pri štruktúrovaných dokladoch je prakticky nevyhnutné uchovávať XML a súvisiace dôkazy, nielen obrazovku alebo vytlačenú podobu.

Praktické príklady

  • Firma uloží XML, PDF náhľad, validačný report a stav schválenia v jednom balíku.
  • Účtovník otvorí archívny export a vie priradiť doklad k účtovnému zápisu.
  • Pri reklamácii sa porovná hash pôvodného XML s uloženým záznamom.

Najčastejšie chyby

  • „Vytlačená faktúra stačí.“ Tlač je len kópia pre človeka, nie originál XML.
  • „Doklad nechám u poskytovateľa a neriešim export.“ Firma má mať pod kontrolou vlastné doklady a dôkazy.
  • „Po zaúčtovaní archív netreba.“ Kontrola môže prísť neskôr a potrebuje pôvodný doklad.

Záver

Archív prijatej eFaktúry má chrániť XML, dôkazy aj procesné rozhodnutia.

Právny základ

  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, pravidlá uchovávania faktúr
  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, § 76a
  • EN 16931 dátový model

Súvisiace otázky

Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, Finančná správa SR eFaktúra FAQ, OpenPeppol BIS Billing 3.0 a interný validačný model eFaktúra centra. Overené 7. 7. 2026.