Számlakorrekció és visszautasítás — lépésről lépésre
Egy kézbesített PEPPOL számla nem vonható vissza. Hogyan lehet korrigálni — rossz cím, helytelen összeg, téves ÁFA? Ez az útmutató minden forgatókönyvet konkrét lépésekkel magyaráz el pénzügyi csapatoknak.
Alapelv: nincs visszahívás
A PEPPOL hálózatban nincs visszahívási funkció. Egy egyszer kézbesített számla jogilag érvényes — hasonlóan egy elküldött levélhez. A korrekció mindig ellenbizonylaton keresztül történik:
- Jóváírási értesítő (Credit Note) — 381-es dokumentumtípus UBL-ben — egészben vagy részben stornózza az eredeti számlát
- Message Level Response (MLR) — technikai visszautasítás hibaüzenettel (a vevő állítja ki)
Szlovák jog §71 (222/2004-es sz. Áfa-törvény): A jóváírási értesítő teljes értékű adódokumentum. Tartalmaznia kell az eredeti számla hivatkozását (BT-25: számlaszám, BT-26: számla dátuma). E hivatkozás nélkül a jóváírás érvénytelen.
Forgatókönyvek: mi történt?
Számla rossz címre érkezett
A számlát rossz PEPPOL-azonosítóra küldték (pl. tévesen kiválasztott könyvelési egység, testvércég a leányvállalat helyett).
- Jóváírás (Credit Note 381) küldése a téves félnek — a teljes összeget stornózza. Kötelező mező: BillingReference az eredeti számlaszámmal és dátumával.
- Eredeti számla újraküldése a helyes félnek — új számlaszámmal, új dátummal.
⚠️ A téves félnek könyvelnie kell a jóváírást, még ha az eredeti számlát véletlenül kapta is.
Hibás tartalom (összeg, ÁFA, tétel)
A számla a helyes félhez érkezett, de hibás adatokat tartalmaz (összeg, ÁFA kulcs, leírás).
1. út — Vevő visszautasítja (MLR):
- A vevő Message Level Response-t küld „Rejected" státusszal és hibaüzenettel.
- A szállító jóváírást küld a hibás számla stornózásához.
- A szállító új helyes számlát küld.
2. út — MLR nélküli egyeztetés:
- A szállító közvetlenül jóváírást + új számlát küld (formális MLR nélkül). A gyakorlatban ez a legelterjedtebb, mivel az MLR nem mindenütt támogatott.
Részleges jóváírás (egy tétel vitás)
Csak egy tétel vitás — pl. hibás termék, mennyiségi eltérés.
- Részleges jóváírás küldése: Credit Note csak a vitás összegre. A BillingReference az eredeti számlára kötelező.
- Új számla nem szükséges — a többi tétel könyvelésileg érvényes marad.
Technikai hiba (rendszer visszautasítás)
Az Access Point vagy a vevő rendszere technikai hiba miatt visszautasítja a számlát (érvénytelen XML, hiányzó kötelező mezők, SK-CIUS szabálysértés).
- A hibaüzenetből azonosítsa a hibát — hibakód-referencia használata.
- Javítsa a számlát az ERP-ben, és új számlaszámmal küldje újra. (Az eredeti számla nem jutott el a vevő rendszerébe → jóváírás nem szükséges.)
Gyors áttekintés
| Probléma | Megoldás | Új számla? |
|---|---|---|
| Rossz cím | Teljes jóváírás a téves félnek | Igen, a helyes félnek |
| Hibás összeg / ÁFA | Teljes jóváírás + új számla | Igen |
| Részleges reklamáció | Részleges jóváírás | Nem |
| Technikai hiba | Számla javítása és újraküldése | Igen, új számmal |
| Megrendelés stornó | Teljes jóváírás | Nem |
XML kötelező mező (BillingReference): Minden jóváírásban kötelező az eredeti számla hivatkozása — BT-25 (számlaszám) és BT-26 (számla dátuma). Hiánya BR-55 + SK-CIUS-11 végzetes hibát okoz, a jóváírás visszautasításra kerül. Részletes XML példa angolul: EN Invoice Correction →