Duplicity · import · účtovníctvo
Duplicitná e-faktúra je procesný problém, nie len technická chyba.
Duplicita môže vzniknúť pri opakovanom odoslaní, dávkovom importe, migrácii medzi systémami alebo ručnom zásahu. Systém musí rozlíšiť, či ide o ten istý dokument, opravenú verziu alebo nový účtovný doklad.
Poznámka: finálne technické a procesné detaily e-faktúr sa môžu priebežne spresňovať podľa oficiálnych pravidiel Finančnej správy SR, zvoleného digitálneho poštára a účtovného systému. Tento návod pomáha pripraviť proces a otázky pre dodávateľov.
Ako postupovať
- porovnajte číslo dokladu, dodávateľa, odberateľa, dátum, sumu a hash XML
- overte stav doručenia a či už bola faktúra zaúčtovaná
- nevymazávajte dokument bez auditnej stopy
- ak ide o opravu, vytvorte väzbu na pôvodný doklad
Čo má systém vedieť
- detekcia duplicitného čísla alebo rovnakého XML hash
- varovanie pred opakovaným importom
- stav spracovania pri účtovníkovi
- export dôkazov pri spore alebo kontrole