Ako hromadne spracovať veľký počet prijatých eFaktúr?
Krátka odpoveď
Pri väčšom objeme prijatých eFaktúr sa neodporúča spracovávať každý doklad manuálne rovnakým spôsobom ako pri malom počte faktúr. Namiesto toho je vhodné nastaviť v účtovnom alebo ERP systéme automatizované pravidlá, ktoré faktúry podľa dodávateľa, sumy alebo výsledku automatického párovania s objednávkou buď rovno zaúčtujú, alebo presmerujú na manuálne schválenie zodpovednej osoby.
Podľa dodávateľa a sumy
Systém rozhoduje, čo zaúčtovať automaticky a čo nie.
Kľúčová výhoda eFaktúry
Umožňujú spracovanie bez ručného prepisu.
Mimo tolerancie na kontrolu
Neštandardné prípady idú na manuálne schválenie.
Musí zostať zachovaná
Aj automatizované spracovanie musí spĺňať § 6 zákona o účtovníctve.
Podrobné vysvetlenie
Práve v tomto smere je najväčším prínosom eFaktúry jej štruktúrovaný formát — keďže dáta ako dodávateľ, suma, sadzba DPH alebo referencia na objednávku sú v XML dokumente strojovo čitateľné, systém ich nemusí ručne prepisovať z obrazu alebo textu, čo umožňuje bezpečne automatizovať veľkú časť bežnej agendy. Vhodne nastavené hromadné spracovanie kombinuje automatické zaúčtovanie jasných prípadov (napríklad opakované faktúry od známeho dodávateľa v obvyklej výške) s cieleným presmerovaním neštandardných prípadov (nová suma, neznámy dodávateľ, chýbajúca objednávka) na manuálnu kontrolu.
Ako to vyplýva zo zákona
Samotný proces hromadného spracovania nie je predmetom osobitnej úpravy zákona o DPH ani zákona o účtovníctve; ide o interné nastavenie firmy. Naďalej však platí všeobecná požiadavka na preukázateľnosť účtovného prípadu podľa § 6 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorá musí byť zachovaná aj pri automatizovanom spracovaní.
Praktické príklady
- Opakovaná mesačná faktúra od stáleho dodávateľa s obvyklou sumou sa zaúčtuje automaticky.
- Faktúra od nového, doteraz neznámeho dodávateľa sa automaticky presmeruje na manuálne schválenie.
- Firma nastaví hromadné pravidlá tak, aby väčšinu bežnej agendy spracoval systém a účtovník sa venoval len výnimkám.
Najčastejšie chyby
- „Hromadné spracovanie znamená, že žiadna faktúra už nepotrebuje ľudskú kontrolu.“ Aj pri automatizácii by mali neštandardné alebo rizikové prípady smerovať na manuálne schválenie.
- „Automatizácia je možná len pri papierových faktúrach po naskenovaní.“ Práve štruktúrovaný formát eFaktúry automatizáciu podstatne uľahčuje oproti papieru alebo obrazovým formátom.
- „Pravidlá hromadného spracovania musia byť schválené Finančnou správou SR.“ Ide o interné nastavenie firmy, nie o povinnosť vyžadujúcu schválenie orgánom verejnej moci.
Záver
Veľký objem prijatých eFaktúr sa efektívne spracúva kombináciou automatizovaných pravidiel pre bežné prípady a manuálnej kontroly pre výnimky mimo nastavenej tolerancie.
Právny základ
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 6
Súvisiace otázky
- Čo je tolerancia pri párovaní súm?
- Ako spraviť hromadný import eFaktúr?
- Čo skontrolovať pri hromadnom exporte?
Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, Finančné riaditeľstvo SR — FAQ 9/DPH/2025/IM k eFaktúre, prevádzkové pravidlá siete Peppol (OpenPeppol) a Peppol Authority Specific Requirements pre Slovenskú republiku. Overené 7. 7. 2026.