Bez objednávky

Čo ak prijatá eFaktúra nemá priradenú objednávku v ERP?

Krátka odpoveď

Ak systém odberateľa nenájde k prijatej eFaktúre zodpovedajúcu objednávku, či už preto, že dodávateľ referenciu neuviedol, alebo preto, že objednávka nebola v ERP vôbec vytvorená, faktúru to samo osebe neblokuje. Musí ju však schváliť zodpovedná osoba manuálne, na základe overenia, že fakturované plnenie bolo skutočne dohodnuté a dodané.

Bez blokácie

Faktúra zostáva platná

Chýbajúca objednávka faktúru právne neznehodnocuje.

Manuálne schválenie

Zodpovedná osoba

Niekto musí vecne potvrdiť oprávnenosť výdavku.

Dva scenáre

Bez objednávky vs. chýbajúca referencia

Buď objednávka neexistuje, alebo len nebola uvedená v BT-13.

Interný proces

Nie zákonná podmienka

Firma si postup nastavuje sama, zákon ho nevyžaduje.

Podrobné vysvetlenie

Časté sú dva scenáre: buď ide o bežnú prevádzkovú faktúru, pri ktorej sa formálna objednávka nikdy nevystavuje (napríklad drobné, opakované nákupy), alebo o situáciu, keď dodávateľ referenciu na objednávku (pole BT-13) do eFaktúry jednoducho neuviedol, hoci objednávka existuje. V oboch prípadoch je vhodné mať v internom procese jasne určené, kto zodpovedá za vecné schválenie faktúr bez automatického párovania, aby sa nezvyšovalo riziko preplatenia alebo zaúčtovania neoprávneného výdavku.

Ako to vyplýva zo zákona

Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH ani zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve neviažu platnosť alebo spracovateľnosť faktúry na existenciu objednávky v systéme odberateľa. Ide o interný kontrolný proces firmy, nie o zákonnú podmienku prijatia či zaúčtovania eFaktúry.

Praktické príklady

  • Drobný nákup kancelárskych potrieb bez formálnej objednávky schváli priamo vedúci prevádzky.
  • Faktúra k existujúcej objednávke bez vyplneného BT-13 sa spáruje ručne podľa čísla objednávky v texte alebo prílohe.
  • Firma nastaví pravidlo, že faktúry nad určitú sumu bez objednávky vyžadujú schválenie dvoch osôb.

Najčastejšie chyby

  • „Faktúru bez priradenej objednávky nemožno zaúčtovať.“ Zaúčtovať ju možno po manuálnom vecnom schválení, absencia objednávky tomu nebráni.
  • „Chýbajúca objednávka znamená, že ide o podvodnú alebo neoprávnenú faktúru.“ Často ide len o bežnú prevádzkovú faktúru bez formálneho objednávkového procesu.
  • „Manuálne schválenie faktúr bez objednávky nie je potrebné riešiť žiadnym interným pravidlom.“ Odporúča sa mať jasne určenú zodpovednosť za takéto schválenie, aby sa znížilo riziko chyby.

Záver

Prijatá eFaktúra bez priradenej objednávky zostáva platná a spracovateľná, jej vecné schválenie však musí vykonať zodpovedná osoba manuálne.

Právny základ

  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve

Súvisiace otázky

Nie je to právne poradenstvo. Zdroje: zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 563/2009 Z. z. (daňový poriadok), norma EN 16931 a Peppol BIS Billing 3.0. Overené 7. 7. 2026.